De unieke kracht van Mijn Kantoor op Zak ligt in het vermogen om gegevens op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier eenmalig aan te maken, waar en wanneer je maar wilt. Of je nu op kantoor bent en gebruikmaakt van de desktopversie, of onderweg bent en simpelweg je smartphone bij de hand hebt, onze software staat altijd paraat. Dit betekent dat je geen kostbare tijd hoeft te verspillen en direct kunt schakelen met jouw klanten. Ontdek hieronder de uitgebreide functies die Mijn Kantoor op Zak te bieden heeft en hoe deze jou kunnen helpen bij het efficiënt beheren van jouw zakelijke activiteiten.
Relatie
Klantdossiers
Snelle acties en interacties
Het digitale dossier vormt de kern van Mijn Kantoor op Zak. Hier bekijk je bestaande relaties en maak je eenvoudig nieuwe aan. In één oogopslag zie je de complete historie op dossier- en relatieniveau, inclusief verstuurde offertes, contracten, facturen, bevestigingen en afspraken. Al deze informatie wordt bijna automatisch opgeslagen in het digitale dossier.
Upload jouw klantenbesetand
Eenvoudig een bestaand relatiebestand uploaden zodat je direct aan de slag kan met Mijn Kantoor op Zak.
Klant toevoegen
Eenvoudig een klant toevoegen met een eigen relatie dossier. Vanuit hier beheer je klanten in een paar klikken. Wil je klanten onderscheiden? Maak dan verschillende klantgroepen aan en verdeel je klanten overzichtelijk.
Eigen betaaltermijn instellen
Op relatieniveau kun je eenvoudig een betaaltermijn instellen, automatische incassoverzoeken versturen of koppelen met een betaalservice van Mollie
Offertes
Offertes snel aangemaakt en versturen
Met de offerte wizard maak je snel en eenvoudig een offerte op maat. Wij maken gebruik van de producten die gekoppeld zijn aan Mijn Kantoor op Zak, waardoor je met slechts een paar simpele stappen snel een offerte kunt genereren, waar en wanneer je maar wilt.
Aangemaakt in een paar stappen
Selecteer de relatie of voeg deze direct handmatig toe en stel snel en eenvoudig in een paar simpele stappen een offerte op maat samen.
Versturen
Met slechts een simpele druk op de knop kun je de offerte direct per e-mail of post naar de klant versturen..
Overzicht in één oogopslag
Waar je ook bent, heb je altijd een duidelijk overzicht van de verstuurde offertes. Je kunt de status van elke offerte bekijken, zoals ‘verstuurd’, ‘geaccordeerd’ en ‘bekijkvoorbeeld’.
Werkbonnen
Werkbonnen snel en gemakkelijk
De werkbonnen zijn gekoppeld aan de opdrachten die worden gegeven. Zodra de klant bijvoorbeeld de offerte heeft geaccepteerd, wordt automatisch een werkbon aangemaakt. Deze werkbon kun je aan jezelf als gebruiker koppelen. Als je met meerdere medewerkers werkt, kun je de werkbonnen ook per monteur koppelen. Deze koppeling geeft je de mogelijkheid om de werkbon digitaal naar je telefoon of tablet te versturen.
Aanmaken digitale werkbon
Maak eenvoudig werkbonnen aan via je telefoon of computer
De monteur
Vink uitgevoerde taken af en vul de verrichte werkzaamheden in. Registreer digitaal de gebruikte materialen en vul een checklist in, waarbij je foto’s direct aan de relatie worden gekoppeld. Bij het registreren van gebruikte materialen wordt er direct een factuur aangemaakt.
Digitale handtekening
Laat de werkbon ondertekenen met een digitale handtekening.
Facturen
Facturen snel aangemaakt en verstuurd
Om betalingen gemakkelijk te ontvangen, is het systeem voorbereid op diverse mogelijkheden. Op relatieniveau kun je kiezen voor factuurbasis, waarbij de klant per e-mail/post een factuur ontvangt met een betaallink. Als de klant gebruik wil maken van het betaalgemak van een automatische incasso, kun je eenvoudig op relatieniveau een verzoek sturen.
Snel facturen maken en versturen
Stuur direct je factuur: kies zelf of je deze vanuit het programma verstuurt als e-factuur of PDF-bestand, opslaat of print. Altijd en overal beschikbaar via desktop en op je mobiel.
Automatische herinnering sturen
Wanneer een factuur de betaaltermijn heeft overschreden, genereert het systeem automatisch een eerste en/of tweede herinnering, die direct of na goedkeuring verstuurd kan worden.
Koppeling via een betaalservice
Voor het ontvangen van terugkerende betalingen maken we gebruik van een integratie met Mollie.com. Maak een gratis account aan en ontvang betalingen via creditcard, iDeal en nog 14 andere betaalmethodes.
Abonnementen
Ontvang gemakkelijk terugkerende betalingen
Met deze functie van Mijn Kantoor op Zak kun je op relatieniveau abonnementen aanmaken voor terugkerende diensten. Vervolgens wordt dit volledig automatisch opgenomen in het systeem.
Snel een abonnement aanmaken
Binnen enkele minuten kun je al een abonnement aanmaken via het dashboard. Kies de facturatieperiode, prijs en ingangsdatum.
Terugkerende werkzaamheden
Werk je met terugkerende diensten (abonnementen)? Dan wil je niet steeds handmatig een nieuwe opdracht, werkbon of factuur aanmaken, laat staan de periode handmatig bijhouden. Met abonnementen kun je opdrachten en facturen periodiek automatisch genereren. Zelfs het maken van een afspraak kan volledig digitaal worden ingericht. Zo beheer je de frequentie, duur, periode en de acties die je wilt uitvoeren.
Wijzigen of stopzetten
Een abonnement kan op elk moment worden gewijzigd. Je kunt ervoor kiezen om abonnementen periodiek te laten terugkeren of automatisch te laten stoppen na een bepaald aantal keren (einddatum). Als er een tariefverhoging, verandering of toevoeging van een dienst plaatsvindt, bepaal je dit zelf. Gebruik je producten en/of diensten waarvan de prijs wijzigt? Je kunt de wijzigingen met één selectievakje doorvoeren op al je abonnementen.